كيف يعمل - العلاج والتجميل في شيراز

كيف يكون جدولة المواعيد عبر الإنترنت مفيداً لممارسة طبية؟

يتزايد عدد ممارسات الرعاية الصحية في جميع أنحاء العالم عبر الإنترنت باستخدام أنظمة حجز المواعيد. المستشفيات والعيادات والمجموعات العلاجية وغيرها. هناك حاجة أكبر، الآن أكثر من أي وقت مضى لفهم لماذا لا تعمل هذه الأنظمة في الواقع فحسب، بل من المحتمل أن تفيد الممارسة ومرضاها.

يمكن الآن التعامل بسهولة مع الحجوزات وإعادة الحجوزات والإلغاءات والتذكيرات والمتابعات والوظائف المختلفة الأخرى عبر الإنترنت بكفاءة ودون كل الضجة المرتبطة بأنظمة جدولة المواعيد اليدوية. يمكن للأطباء ومقدمي الرعاية الصحية الآخرين اختيار أفضل ما يناسبهم من الخيارات المختلفة المتاحة عبر الإنترنت، بناءً على ممارساتهم ونوع الإجراءات المقدمة.

طرق جدولة المواعيد التقليدية

مرهقة، وتستغرق وقتاً طويلاً، وإدارة يدوية ثابتة، وغير معصومة، وغير فعالة، وفي أغلب الأحيان محبطة. الممارسات التي جاهدت من خلال الأساليب التقليدية لجدولة المواعيد سوف تتعرف على هذه المشاكل بسهولة. على الرغم من أن التوثيق على الورق أفسح المجال لحجوزات المواعيد الرقمية، إلا أن الإدارة المستمرة من قبل الموظفين لا تزال ضرورية مع الطريقة التقليدية، لتتبع الحجوزات الجديدة، وإعادة الحجوزات، والإلغاء، وما إلى ذلك، ناهيك عن التدفق المستمر للمكالمات الهاتفية.

يمكن أن تعني جدولة الورق قدراً كبيراً من المكالمات الهاتفية لضمان عدم حجز العديد من المرضى لنفس الفترة الزمنية. لا يقتصر هذا على فرض ضرائب على الأعمال من حيث الأيدي الدائمة المطلوبة دائماً لإدارة المواعيد اليدوية، ولكنه أيضاً يضر بشكل كبير بالكفاءة التشغيلية للمؤسسة. يجب استخدام المزيد من موارد الموظفين للقيام بمهام أخرى ملحة في المنشأة. من المحتمل أن تحدث الأخطاء ويمكن تخطي المعلومات.

عندما لا يتم تحديث النظام بالمعلومات المتغيرة – الإلغاءات، وتغيير المواعيد خلال يوم واحد، واختيار إجراءات مختلفة في نفس المنشأة – فلا بد أن تحدث عمليات الخلط. هذا يقوض كفاءة وموثوقية الممارسة. يمكن أن تمنع المنظمة من العمل بأقصى إمكاناتها. يمكن أن يعني مكتب المواعيد غير المنظم مرضى غير سعداء.

لماذا أنظمة جدولة المواعيد عبر الإنترنت؟

أنظمة جدولة المواعيد عبر الإنترنت ليست فقط وكلاء لتوفير الوقت ولكن أيضاً مساعدين لتوليد الدخل، مما يوفر الراحة التشغيلية ويعزز العلاقات المبنية مع مرضاك.

من المتوقع أن يستخدم أكثر من 4.3 مليار شخص في العالم الهاتف المحمول هذا العام. تظهر البيانات الإحصائية من عام 2015 معدلات نمو قوية من حيث استخدام الإنترنت عبر الهاتف المحمول ويستمر الاتجاه حتى عام 2016 أيضاً. قد يشير هذا إلى سبب عدم تفكير الأشخاص في طلب المساعدة الصحية عبر الإنترنت بنقرة واحدة تماماً كما يفعلون مع الخدمات الأخرى.

الفوائد المرتبطة بهذه الخدمات عبر الإنترنت كثيرة ومترابطة في كثير من الأحيان.

الراحة والسهولة وإمكانية الوصول:

يلجأ الجمهور الآن إلى الإدارة عبر الإنترنت لمعظم الخدمات. أي شيء على الإنترنت يدل على الراحة وسهولة الاستخدام والوصول السريع. إنهم لا يريدون ذلك فحسب، بل يتوقعونه. لن يمر وقت طويل حتى يبحث المرضى عن منشأة منافسة توفر جدولة المواعيد عبر الإنترنت، للتغلب على الإزعاج وأحياناً الإحباط الناجم عن الحجوزات عبر الهاتف.

تساعد إمكانية الوصول إلى خدمات الرعاية الصحية عبر الإنترنت المرضى على البقاء على اتصال بشكل أفضل وتجعلهم يشعرون بمزيد من التحكم في وقتهم. يشير استطلاع عام 2015 إلى أن 17٪ من المرضى يحجزون مواعيد الطبيب عبر الإنترنت وأنه بحلول عام 2019، من المتوقع أن يحجز 64٪ مواعيدهم عبر الإنترنت.

نفس الشيء صحيح بالنسبة للأطباء. في دراسة حديثة عن استخدام الأطباء لتقنية الهاتف المحمول، ادعى حوالي 85٪ من الأطباء أنهم يستخدمون الهواتف الذكية والتطبيقات الطبية، وأفاد أكثر من 40٪ من الأطباء أن الأجهزة المحمولة تقلل الوقت الذي تقضيه في الإدارة. وبالتالي، فهو مجرد تقدم طبيعي نحو الاتصال بالإنترنت للمساعدة في أبسط تفاعلات الرعاية الصحية – تحديد المواعيد.

يمكن أن يؤدي عدم الحضور إلى خسارة الإيرادات، وتأثر سير العمل وزيادة النفقات. ناهيك عن الإزعاج والانزعاج. تقلل أنظمة جدولة المواعيد عبر الإنترنت بشكل كبير من عدم الحضور، وبالتالي توفير الإيرادات.

عندما يفوت المريض موعداً محدداً، لا يتلقى كل من العيادة والطبيب مدفوعات عن تلك الفترة الزمنية. في المتوسط، يقال إن منشأة طبية تشهد معدل عدم حضور يبلغ حوالي 14٪. هذا يمكن أن يصل إلى خسارة كبيرة في الإيرادات ويمكن أن يكلف الممارسة. بالنسبة لممارسة طبية بمعدل عدم حضور سنوي يبلغ حوالي 5-8٪، اعتماداً على حجم الممارسة، يمكن أن تتراوح خسارة الإيرادات التي تتعرض لها العيادة من 3 إلى 14٪.

يمكن أن يعني التخلص من عدم الحضور أيضاً القضاء على الحجز الزائد، مما قد يعني أن المرضى مستاؤون بسبب فترات الانتظار الطويلة.

تشير الأبحاث إلى أنه في الماضي، كان أحد أكثر الأسباب شيوعاً لعدم الحضور هو نسيان المواعيد. يمكن أن تساعد التذكيرات الآلية المرسلة من خلال هذه الأنظمة عبر الإنترنت في هذا الأمر.

إذا لم يكن لإدارة المواعيد عبر الإنترنت، فسيحتاج الموظفون إلى الاتصال بالمرضى بشكل فردي لتذكير / إعادة تأكيد المواعيد. يمكن إرسال التذكيرات تلقائياً من خلال أنظمة جدولة المواعيد. يمكن أيضاً تقليل قدر كبير من المكالمات الهاتفية من المرضى المجدولين، الذين قد يرغبون في معرفة موعد موعدهم التالي، أو حتى تجنبها. بهذه الطريقة يكون جدول الطبيب دائماً ممتلئاً ومنظماً.

متاح على مدار الساعة:

باستخدام طريقة الحجز التقليدية، سيُطلب من المريض الاتصال خلال ساعات العمل لحجز موعد. ولكن مع أنظمة الجدولة عبر الإنترنت، يمكن للمرضى الاطلاع على مدى توفر مقدم الرعاية الصحية وحجز المواعيد، بغض النظر عما إذا كان المركز مشغولاً أو مغلقاً بعد ساعات. هذا يجعل الأمر مريحاً، حيث يمكنهم حجز زيارات الرعاية الصحية في أوقات الفراغ، والاختيار بحرية، دون ضغوط إطار زمني أو حجز سريع عبر الإنترنت إلى جانب عملهم، وفقاً لجدولهم الزمني وراحتهم. من الملاحظ أن أكثر من 55٪ من جميع المواعيد المحجوزة من خلال أنظمة جدولة المواعيد عبر الإنترنت تتم بعد ساعات العمل.

إدارة المعلومات:

إدارة المريض أسهل وأكثر كفاءة مع الأنظمة عبر الإنترنت. تحتوي بعض أنظمة جدولة المواعيد عبر الإنترنت أيضاً على إدارة السجلات الصحية للمرضى كجزء من الحزمة. يمكن للعيادة إنشاء نقطة واحدة يمكن من خلالها حفظ معلومات المريض وتحديثها وإدارتها وتحليلها. يساعد تسجيل هذه المعلومات والإبلاغ عنها وتحليلها في إدارة ملف حالة المريض بكفاءة.

يمكن استخدام جميع المعلومات المتعلقة بالمريض المسجلة بانتظام، جنباً إلى جنب مع تاريخ الفحوصات والاختبارات الطبية ذات الصلة، عند اتخاذ قرارات مدروسة بعناية فيما يتعلق بالرعاية الصحية للمريض. يمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل حجم الوثائق وتقليل الوقت في الوصول إلى الملفات الفعلية.

يمكن أيضاً تجنب إدخالات البيانات الزائدة عن نفس المريض. بالإضافة إلى ذلك، يمكن تحديث سجلات المريض المستمرة في كل موعد، مما يجعل المعلومات الخاصة بالمريض متاحة في مكان واحد للوصول السهل والسريع. هذا مهم عندما يستشير المريض ممارسين مختلفين في نفس المرفق.

على سبيل المثال، بالنسبة للمريض الذي يستشير طبيب الأسنان وأخصائي تقويم الأسنان في نفس المنشأة، فإن تخزين المعلومات في نقطة واحدة يمكن أن يكون أكثر ملاءمة، حيث يرغب طبيب الأسنان في الحصول على معلومات حول علاج تقويم الأسنان المستمر للمريض للحكم على أفضل طريقة للتعامل مع احتياجات نظافة الفم الخاصة بالمريض.

إن الإشارة السريعة إلى إجراءات تقويم الأسنان الحالية التي يخضع لها المريض في نفس المنشأة تحت إشراف طبيب آخر هو كل ما يتطلبه طبيب الأسنان للتخطيط لإجرائه. إنه يوفر الوقت ويضمن أن تكون الخدمات المقدمة متكاملة ومنسقة. تصبح هذه الأنظمة واجهة مشتركة لأفراد طبيين مختلفين للوصول إلى معلومات حول مريض واحد. يمكن أن يقطع هذا شوطاً طويلاً في تعزيز عملية رعاية المريض.

يمكن جعل الوظائف المتقدمة الأخرى، على سبيل المثال، اصطفاف عمليات المسح أو الأشعة السينية أو الاختبارات المعملية داخل نفس المنشأة أو مرفق خارجي أمراً سهلاً وسريعاً. يمكن أن تستبعد نتائج الفحص أو الاختبار هذه، إذا كانت متوفرة من نقطة واحدة، الفحص والاختبارات المتكررة، وبالتالي تجد فضلاً لدى المريض أيضاً. في بعض الأحيان، يجب إشراك العديد من التخصصات لمريض واحد. ستمكن قاعدة البيانات المركزية للسجلات الصحية للمرضى مختلف العاملين الطبيين من التفاعل على منصة مشتركة لدعم القرار وبذل جهود متضافرة من أجل عافية المريض. يمكن أن يعني هذا تجنب التأخيرات الكبيرة، وبشكل أكثر إيجابية، ضمان صحة المريض وسلامته.

التسويق الإلكتروني:

يمكن أن تتضمن معلومات المريض المستخدمة لجدولة المواعيد عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف. يمكن تعميم الحملات الترويجية مثل حزم الرعاية الصحية وحزم فحوصات الدم والفحوصات المجانية لموضوع صحي مختار (حملات التوعية بسرطان الثدي، واختبارات الرؤية المتنقلة، وحزم اختبارات الدم لكبار السن، وما إلى ذلك) بين المرضى باستخدام معلومات الاتصال المقدمة. هذا يمكن أن يجلب المزيد من الزيارات من قبل المرضى الحاليين أو يجلب مرضى جدد من خلال المراجع. يمكن الإعلان بسهولة عن الخدمات الجديدة التي قد يهتم بها المرضى. تشير الدراسات الإحصائية في مجال التسويق عبر الأجهزة المحمولة إلى أن 70٪ من عمليات البحث على الأجهزة المحمولة تؤدي إلى اتخاذ إجراءات على مواقع الويب في ساعة واحدة. وبالتالي، يمكن أن تتحول الرسائل الترويجية المرسلة على هاتف المريض إلى موعد.

يمكن الاعتماد على المعلومات المقدمة عند جدولة المواعيد عبر الإنترنت لأنها ستكون حديثة. من المرجح أيضاً أن يقدم المرضى العائدون عناوين البريد الإلكتروني وأرقام الهواتف الحالية أثناء جدولة مواعيدهم. لذلك، ستكون معلومات الاتصال محدثة في قاعدة البيانات عبر الإنترنت بدلاً من المعلومات المقدمة على الورق أثناء التسجيل الأولي. سيضمن ذلك وصول رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل الترويجية إلى المريض بالتأكيد.

الدفع الالكتروني:

نظراً لأن جميع الخدمات سيكون لها مدفوعات مرتبطة بها، فإن المرضى الذين يحجزون موعداً عبر الإنترنت ويدفعون رسوم الحجز، من غير المرجح أن يفوتوا مواعيدهم أو يتجنبوها تماماً. هذا، مرة أخرى، يقلل من عدم الحضور ويحافظ على جداول الطبيب ممتلئة. نظراً لأن أنظمة الجدولة عبر الإنترنت آمنة ويتم الاحتفاظ بالمعلومات آمنة، يشعر الأشخاص بالراحة تجاه المدفوعات التي تتم عبر الإنترنت، خاصة في الآونة الأخيرة عندما يتم البحث عن عدد لا يحصى من الخدمات عبر الإنترنت بسهولة. يمكن أن تشجع الخصومات على رسوم الاستشارة أو تقديم استشارة مجانية خلال فترة محددة بعد الاستشارة الأولى المرضى على استخدام خدمات جدولة المواعيد عبر الإنترنت في العيادة.

حفظ الموارد:

يمكنك تقليل الوثائق وبالتالي، الإيداع المطلوب، باستخدام جدولة المواعيد عبر الإنترنت. حتى التقويمات الرقمية والمجدولين في وضع عدم الاتصال، والتي غالباً ما تكون غير منسقة، يمكن أن تترك لك معلومات لم يتم ربطها ببعضها البعض ولا يمكن تحديثها تلقائياً. المعلومات غير المُدارة تستمر في البناء، ويمكن أن تصبح قديمة.

يمكن لنظام آلي وذاتي الإدارة عبر الإنترنت أن يقلل من عدد موظفي العيادة المطلوبين لإدارة مكتب المواعيد. يمكنك إعادة توجيه الموظفين الحاليين للوظائف الرئيسية الأخرى.

وفر الورق! هذا أكثر أهمية في عالم اليوم، مما يقلل من التأثير على البيئة. أيضاً، يعني الورق المجلدات والخزائن والأرفف التي تتطلب التنظيف والصيانة. ملفات أقل، ومذكرات وسجلات أقل، وتقويمات أقل، وسجلات مرضى أقل لتتبعها وتسجيلها. بالإضافة إلى جعل الإدارة اليومية أكثر كفاءة، يمكن تقليل استخدام الورق إلى حد كبير باستخدام الأنظمة عبر الإنترنت. يقال إن استخدام الورق قد انخفض في السنوات الأخيرة مع توفر أكبر للأجهزة المحمولة باليد ذات الشاشة الكبيرة والتي يمكن استخدامها للوصول إلى المعلومات وعرضها.

يوضح هذا مباشرة كيف يمكن توفير المساحة أيضاً. مع وجود قسم كبير من الأعمال الورقية بعيداً عن الطريق، يمكن استخدام الكثير من المساحات المكتبية بشكل أكثر فاعلية ودقة. قد تعني الوثائق الأقل مكتباً بلا أوراق تقريباً.

يعد الاستخدام الفعال للآلات والمرافق الطبية نقطة أخرى يجب مراعاتها. يمكن تجميع المواعيد المماثلة بناءً على استخدام المرافق المطلوبة. تساعد قائمة المرضى المؤكدة عبر المواعيد المؤكدة من خلال أنظمة المواعيد عبر الإنترنت في رسم خطة محددة عند استخدام آلات أو غرف معينة في مركز رعاية. يمكن إعداد مخططات المواعيد بطريقة تجعل بعض الغرف أو المعدات التي يجب استخدامها بشكل متزامن أو بشكل متتال متاحة للعاملين الطبيين وفقاً لذلك. وهذا يضمن إمكانية تجنب التنقل غير الضروري ذهاباً وإياباً بين المرافق أو عدم توفر المرافق الحالية. وبالتالي يمكن استخدام الموارد الطبية على النحو الأمثل.

الموارد الطبية الرئيسية، بالطبع، هي خدمات الأطباء والممرضات والفنيين. بمجرد تأكيد المواعيد وتجميعها معاً، يمكن تنسيق الخدمات التي يقدمها الطاقم الطبي. هذا يمكن أن يمنع الجداول الزمنية تتعارض مع بعضها البعض. يمكن أن يؤدي ذلك أيضاً إلى تقصير وقت انتظار المرضى. يمكن أيضاً التخطيط للاستشارات التي تتضمن استخدام آلات التشخيص أو الاختبارات المعملية أو المرافق العلاجية. يمكن تقصير زيارات العيادة، على سبيل المثال، يمكن إجراء الاختبارات المعملية قبل استشارة الطبيب مسبقاً. وبالتالي، يمكن للأطباء والفنيين وموظفي الدعم العمل جنباً إلى جنب لتقديم أفضل تجربة للمرضى.

خطوة إلى الأمام

يلجأ مقدمو الخدمات الصحية إلى التكنولوجيا لتحديث أنفسهم وتحسين جودة خدماتهم. تعد أنظمة جدولة المواعيد عبر الإنترنت بالتأكيد خطوة إلى الأمام لمقدمي الخدمات الطبية هؤلاء.
التخلص من متاعب إدارة المواعيد؛ جعل سير العمل أقل تشوشاً؛ تحسين التقاط البيانات والإبلاغ عنها؛ توفير الوقت والكفاءة؛ تقديم المزيد من الخيارات والراحة للمرضى، وبالتالي، فإن تحسين ثقة المريض وولائه هي بعض المزايا في اعتماد نظام جدولة المواعيد عبر الإنترنت في عيادتك.